Evénementiel

PCO* en congrès scientifiques et techniques

En contact au plus près avec les communautés de chercheurs, l’agence Vert Com a cultivé un savoir-faire et développé des outils qui sont aujourd’hui reconnus en France et à l’étranger. Qu’il s’agisse d’organiser un colloque national d’une centaine de personnes ou un congrès international d’un millier, nous déployons tous nos efforts pour garantir la réussite des événements qui nous sont confiés.

Egalement impliquée dans l’activité du MICE, l’agence fournit un appui aux entreprises ou associations professionnelles qui ont un événement à organiser, de la planification en amont à la gestion quotidienne, en passant par la réalisation de leurs souhaits les plus originaux et le choix de solutions de rechange en cas d’imprévus.

Pour gérer un projet dans sa globalité, nous constituons une équipe de consultants expérimentés (programmation, partenariat et sponsoring, commercialisation de stands ou d’espaces…), capables d’intervenir en France et à l’étranger.

(* Organisateur Professionnel de Congrès)


gestion administrative et financière

Gestion administrative et financière

  • Par délégation administrative, nous sommes en mesure de gérer les flux financiers d’un événement, tout en effectuant un cost-control rigoureux sur les dépenses afin de garantir le respect du budget imparti.
  • En ouvrant un sous-compte bancaire au nom de l’événement, le mandat de gestion qui nous est passé nous autorise à percevoir les recettes d’inscription et les subventions, régler les prestataires et garantir le recouvrement des différentes taxes (TVA).
  • Nous proposons au comité d’organisation notre assistance dans l’élaboration des demandes de subvention.
  • Nous pouvons également gérer l’organisation administrative et logistique d’une exposition industrielle en marge d’un congrès, avec commercialisation des stands et des packages sponsorings.
  • Notre assurance responsabilité civile couvre à l’année l’ensemble des événements que nous gérons.
  • Prenant en compte le contexte sécuritaire actuel, nous encourageons nos clients à souscrire une assurance annulation couvrant le risque terroriste.


Soumission, reviewing et planification

  • En amont d’un congrès, nous assistons le comité scientifique dans l’élaboration du programme de conférences : appel à communication, collecte des abstracts et reviewing, recrutement de conférenciers invités ; en aval, compilation des résumés et des proceedings, édition des actes ou parution dans une revue scientifique.
  • Notre outil de soumission et de reviewing a entièrement été conçu par l’agence et enrichi de l’expérience des congrès passés. Couplé à la gestion des inscriptions, il apporte un soutien précieux au comité scientifique dans l’élaboration du programme oral et des sessions posters. Développé en français et en anglais, il autorise le reviewing topic par topic, avec plusieurs niveaux d’administration : reviewer, convener, chairman. Il facilite le travail du comité de sélection en lui faisant gagner un temps précieux.
  • Nouveauté 2017 : un outil de planification, par jour et par session, vient enrichir notre suite logicielle. Intuitif et complètement inédit, il répond à une demande exprimée par les chairmans eux-mêmes.


secrétariat technique

Secrétariat technique et ressources humaines

  • Sur la partie opérationnelle, nous prenons en charge tous les aspects logistiques : sélection, repérage et gestion du lieu d’accueil, mise en concurrence des prestataires, comparaison des traiteurs, élaboration d’un programme social, pose de quotas et réservation hôtelière…
    La gestion des inscriptions en ligne ou sur place permet un suivi quotidien des effectifs. Différents modes de paiement sont proposés : carte bancaire, chèque ou virement administratif. La liste des inscriptions permet l’édition des feuilles d’émargement, des badges, des attestations de présence et des rooming lists pour les hôtels.
  • En lien avec le service production du centre de congrès, nous assurons la coordination technique pour la signalisation intérieure et extérieure des espaces, l’équipement audiovisuel, la décoration florale, le mobilier scénique, la sécurité, l’entretien et le nettoyage…
  • Nous prévoyons le personnel d’accueil, hôtesses de conférence, traducteurs et interprètes (en simultané ou consécutif), techniciens audiovisuels et personnels de sécurité, dans des proportions liées à l’événement.


programme social

Programme social

  • La réussite d’un événement tient aussi à la qualité de ses à-côtés, comme la cérémonie d’ouverture ou de clôture, la remise de prix, le dîner de gala et ses animations, tout comme le programme d’excursions proposé aux personnes accompagnantes.
  • Nous nous occupons d’organiser le transport des participants, que ce soit à leur arrivée, à leur départ, ou pendant leur séjour pour se rendre sur les différents lieux du programme social.
  • Nous travaillons en partenariat avec des prestataires professionnels pour proposer des activités ludiques en intérieur ou en plein air : simulateur de vol, cours de cuisine moléculaire, géocaching, rallye vélo, vol en montgolfière, dîner sur un bateau-promenade, initiation à l’œnologie et visite de caves…
  • En plus de la qualité des débats auxquels ils assistent, la découverte touristique d’une région et de ses spécialités contribue à ce que les participants gardent un souvenir des plus agréables de leur venue.


communication et relations presse

Communication et relations presse

  • Le conseil et la recommandation d’outils de communication appropriés permettent à nos clients de favoriser les meilleurs échanges entre les conférenciers, qu’ils soient chercheurs ou techniciens, et leurs publics cibles : congressistes, étudiants, grand public…
  • Les éléments de communication print ou web sont développés dans l’agence : bloc-marque et déclinaisons, affiche, flyer, programme, badge personnalisé, goodies, site internet, réseaux sociaux, emailings… Pour certains événements, nous pouvons prévoir l’enregistrement vidéo, la retransmission des débats en streaming, le reportage photographique…
  • Pour diffuser largement la publicité d’un événement, nous élaborons un plan média avec l’organisation d’une conférence de presse, la rédaction et la diffusion d’un dossier de presse, le lancement d’invitations et relances auprès d’un fichier de journalistes spécialisés. En aval, nous fournissons une revue de presse de l’événement.


ecoresponsabilité

Ecoresponsabilité

  • L’adhésion à une démarche écoresponsable dans la préparation d’un événementiel résulte d’une prise de conscience selon laquelle on peut faire aussi bien tout en réduisant son impact sur l’environnement. Il est possible qu’un événement soit économiquement efficace, socialement équitable et écologiquement tolérable. Cela passe par la mise en place d’actions comme la réduction des consommations en énergie et des émissions en carbone, le recours systématique à des prestataires locaux, la notion d’efficacité et de pérennité dans le choix des prestations… qui sont autant de leviers pour y parvenir.
  • L’agence s’engage à proposer à ses clients d’adhérer à cette démarche et à les accompagner dans leurs choix, qu’il s’agisse de réserver un lieu pour leur événement, contracter avec un traiteur ou un transporteur, produire des supports de communication…

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