Suite logicielle
L’agence VERTCOM a développé en 2004 sa propre suite logicielle pour gérer les congrès scientifiques, avec des fonctionnalités spécifiques aux communautés de recherche. Cette suite est constamment mise à jour et enrichie des améliorations suggérées par les organisateurs.
Elle est installée sur un serveur disposant de toutes les sécurités garantissant une non dissémination des data récoltées et d’un système de sauvegardes préservant leur intégrité en cas d’incident.
La mise en œuvre de cette suite est rapide (moins de 24h) et sa prise en main par les organisateurs très intuitive. Développée en anglais et en français, elle permet de générer des formulaires pour les soumissions et les inscriptions, qui sont facilement implantables dans un site web existant ou créé par l’agence.
Outils de
planification
Nous accompagnons le comité scientifique dans l’élaboration du programme des conférences (plénières et parallèles) en mettant à sa disposition notre outil de planification, complètement inédit. À partir de la liste des soumissions sélectionnées à l’oral à l’issue du reviewing, le programme se construit par simple glisser-déposer, jour par jour, session par session et topic par topic.
Complément indispensable de l’outil de reviewing, cette interface intuitive destinée aux chairmans leur fera gagner un temps précieux et leur évitera de perdre des intervenants en route… À l’issue de ce travail de planification des oraux et des temps forts de la journée (pauses, repas, sessions poster, visites…), l’outil génère un document qui peut être publié sur le site du congrès ou inséré dans le programme papier.
Exposition industrielle
Nous savons maîtriser les différentes phases d’un projet d’exposition industrielle : démarchage des sponsors et exposants, contractualisation et facturation, coordination logistique avec l’exposant et le palais des congrès, accueil et installation pendant l’événement.
À partir d’un logiciel métier, nous positionnons les stands dans leurs différentes tailles sur les plans techniques fournis par le site d’accueil. Nous gérons l’envoi du « dossier de l’exposant » qui reprend les consignes de sécurité, les renseignements à fournir pour la livraison, le montage et le démontage des espaces, et l’équipement de base des stands. Une liste d’équipements optionnels est fournie aux exposants qui peuvent commander du mobilier et des prestations supplémentaires directement auprès du centre de congrès. Le logiciel propose également une vue 3D de l’implantation des stands dans une version « visiteurs », accessible depuis le site internet et l’application mobile.
Application mobile
En complément du site web du congrès, nous vous proposons une application mobile (disponible en français et en anglais) qui permet de retrouver l’ensemble des contributions, les auteurs, le programme détaillé, les partenaires et sponsor, avec des fonctionnalités de discussion et de networking entre les participants (mur de chat, prise de rendez-vous).
Outil
d'enregistrement
Dans le cadre d’un congrès hybride ou tout digital, les auteurs peuvent charger leurs vidéos déjà enregistrées depuis leur page profil. Si besoin, l’agence propose un outil d’enregistrement basé sur la solution e-Slides.
Les liens vers les sessions live (Zoom, Google Meet, Teams) sont ajoutées au programme de la conférence digitale et accessibles depuis le site web et l’appli mobile.
